Charte de l’AIELCEF

(Texte en vigueur depuis le 8 mai 2020, date de l’approbation ministérielle des statuts et règlements généraux adoptés le 29 mars 2020 par l’Assemblée générale et modifiés le 27 mai 2022 puis le 27 mai 2024 par l’Assemblée générale)

STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX de L’ASSOCIATION INTERNATIONALE D’ÉTUDE DES LITTÉRATURES ET CULTURES DE L’ESPACE FRANCOPHONE (AIELCEF)

STATUTS

CHAPITRE I – STATUTS DE L’AIELCEF

Article 1 : Raison sociale

Cette association, fondée le 29 mars 2020 entre les adhérents aux présents statuts et règlements généraux, est connue sous le nom de « Association internationale d’étude des littératures et cultures de l’espace francophone (AIELCEF) – International Association for the Study of Francophone Literatures and Cultures (IASFLC) », ci-après appelée « l’Association ».

Article 2 : Objets

2.1. L’Association constitue, sur le plan national et international, un lieu de rencontre propre à la soumission et à la discussion de travaux sur les littératures et les cultures de l’espace francophone.

2.2. L’Association vise à promouvoir la recherche et le rayonnement des littératures et des cultures de l’espace francophone.

2.3. L’Association vise à animer, coordonner et publier des études scientifiques et arbitrées à cet effet.

2.4. L’Association vise à rassembler et diffuser des documents et des informations relatifs à ces littératures et ces cultures.

2.5. L’Association vise à organiser des rencontres scientifiques et administratives périodiques (réunions, colloques, séminaires, ateliers, journées d’étude, etc.).

2.6. L’Association traite des questions d’ordre professionnel et administratif intéressant ses membres.

2.7. L’Association favorise au Canada, dans les pays de résidence de ses membres et dans le monde, la connaissance et le progrès des études relatives aux littératures et cultures de l’espace francophone.

2.8. L’Association collabore avec des organismes ayant des objectifs similaires ou parallèles.

2.9. L’Association publie une revue dans des termes définis par son Conseil d’administration.

2.10. L’Association encourage et favorise les valeurs éthiques, scientifiques et académiques telles qu’elles sont définies par la Fédération canadienne des Sciences humaines et relatives, entre autres, à l’équité et à la diversité, le respect des appartenances et des opinions, l’intégrité morale et scientifique des travaux et des pratiques académiques.

Article 3 : Siège social

L’Association a son siège social dans l’institution où travaille le Président / la Présidente.

Article 4 : Langue d’usage

L’Association reconnaît les langues nationales, officielles ou locales des pays de résidence ou d’appartenance de ses membres. Toutefois, le français est la langue administrative et procédurale de l’Association et ses membres sont invités à présenter leurs communications et travaux, sauf exception, dans cette langue.

Article 5 : Sceau

Le sceau, dont l’empreinte est présente dans les marges, est le sceau de l’Association.

Article 6 : Dissolution

Il est expressément convenu qu’en cas de dissolution de l’Association, tous les fonds et les biens qui restent après paiement des dettes seront attribués à des organismes dont le mandat de bienfaisance est le plus proche de celui de l’Association.

Article 7 : Pouvoirs

L’Association possède tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par ses lettres patentes et par l’Assemblée générale.

Article 8 : Statut

L’Association est une société sans but lucratif qui poursuit ses activités sans gains pécuniaires pour ses membres. Tout profit sera employé pour l’accomplissement des objectifs et des éléments contenus dans l’article 2.

Article 9 : Mentions inaltérables

Les articles 6, 7 et 8 des présents statuts sont inaltérables.

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

CHAPITRE II – COMPOSITION

Article 1 : Membres

1.1. L’Association se compose de cinq catégories de membres : membre fondateur, membre actif, membre associé, membre d’honneur et membre bienfaiteur.

a) Membre fondateur

Est membre fondateur de l’Association, tout membre du Groupe de recherche et d’études sur les littératures et cultures de l’espace francophone (GRELCEF), groupe dont les différents comités et l’Assemblée générale ont autorisé sa mutation en la présente Association.

b) Membre actif

Peut devenir membre actif de l’Association avec droit de vote, droit de parole et droit de présenter des motions et de se porter candidat aux élections, quiconque remplit les conditions suivantes :

b.i) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans le domaine des littératures et cultures de l’espace francophone;

b.ii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans une discipline connexe à l’étude des littératures et cultures de l’espace francophone;

b.iii) être ou avoir été enseignant.e, chercheur.e, étudiant.e des cycles supérieurs dans tout autre domaine intéressé par les littératures et cultures de l’espace francophone;

b.iv) avoir ou avoir eu des fonctions académiques ou administratives affiliées au domaine des littératures et cultures de l’espace francophone;

b.v) avoir été agréé par le Conseil d’administration qui statue, lors de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées;

b.vi) avoir acquitté la cotisation annuelle fixée par l’Association selon son statut et sa région d’origine.

c) Membre associé

Peut devenir membre associé de l’Association avec droit de parole mais sans droit de vote ni droit de présenter des motions ni de se porter candidat aux élections quiconque a acquitté la cotisation fixée par l’Association et désire promouvoir les objectifs de l’Association.

d) Membre d’honneur

Peut devenir membre d’honneur de l’Association, avec tous les droits et privilèges d’un membre actif, toute personne proposée à la Vice-présidence chargée de la Trésorerie de l’Association par deux membres actifs un mois au moins avant l’Assemblée générale annuelle et dont la proposition est retenue par les deux-tiers des membres présents à cette Assemblée. Les membres d’honneur ne sont pas astreints à la cotisation annuelle.

e) Membre bienfaiteur

Peut devenir membre bienfaiteur de l’Association, toute personne morale ou institutionnelle intéressée par les activités de l’Association et susceptible de contribuer à la réalisation de ses objectifs.

1.2. Quiconque désire devenir membre de l’Association doit déposer une demande d’adhésion écrite auprès de la/du Vice-Président chargé de la Trésorerie.

1.3. Tout membre peut se retirer de l’Association en adressant à la/au Vice-Président chargé de la Trésorerie un avis de démission qui prendra effet à la fin de l’exercice financier en cours.

1.4. Tout membre peut être révoqué sur résolution recevant l’approbation des trois quarts des voix exprimées à une Assemblée générale.

1.5. Le montant de la cotisation est fixé périodiquement par un vote majoritaire des membres présents lors de l’Assemblée générale annuelle de l’Association.

Article 2 : Structure générale et pouvoirs

2.1. L’Assemblée générale annuelle (AGA)

Elle est composée de tous les membres, est l’instance suprême de l’Association. À ce titre :

a) elle approuve les rapports annuels de l’Association, des différents comités et de la Rédactrice ou Rédacteur en chef de la revue;

b) elle élit tous les deux ans la ou le Vice-Président, la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie et la ou le Vice-Président chargé de la programmation des activités scientifiques;

c) elle élit tous les deux ans les représentants régionaux;

d) elle adopte, révoque ou amende les statuts et règlements généraux;

e) elle reçoit les rapports financiers et nomme un vérificateur;

f) elle statue sur les questions soulevées par le Conseil d’administration, discute des intérêts de l’Association et décide de toute autre question relative à la vie de l’Association.

Le Conseil d’administration (CA)

a) Les affaires et les biens de l’Association sont gérés parle CA qui a le pouvoir de décision sur toutes les questions pratiques et de principes qui ont trait à la conduite des affaires de l’Association, sauf celles qui sont spécifiquement réservées à l’AGA.

b) le CA peut exercer tous les pouvoirs de l’Association sauf ceux que la Loi des corporations canadiennes ou que les présents statuts et règlements réservent à l’AGA.

c) Nonobstant les pouvoirs pléniers du CA en vertu de l’alinéa 2.2.b), le CA :

c.i) établit le programme de l’AGA où il inscrit toute proposition écrite présentée par cinq membres actifs, deux semaines au moins avant la date de l’AGA;

c.ii) est responsable devant l’AGA.

CHAPITRE III. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 3 : Composition

L’Assemblée générale annuelle (AGA), instance suprême de l’Association, est composée de tous les membres en vertu de l’article 1.

Article 4 : Dispositions légales

4.1. L’AGA constitue une des séances du congrès annuel de l’Association.

4.2. L’AGA se réunit au moins une fois par an, normalement au moment et à l’endroit où se tient le congrès annuel de la Fédération canadienne des sciences humaines.

4.3. Le quorum de l’AGA est de dix (10) membres.

4.4. Toute décision est acquise au vote majoritaire des membres présents, à l’exception de celles qui font l’objet d’une disposition particulière des présents statuts.

4.5. L’AGA est convoquée par écrit au moins trente (30) jours avant la date prévue pour sa réunion.

4.6. L’ordre du jour de l’AGA est préparé par la ou le Président (incluant, au besoin, les questions écrites demandées communément par 5 membres à jour de cotisation) et ne peut être modifié qu’en ce qui touche l’ordre des débats, sauf par le consentement accordé à l’unanimité par les membres présents.

Article 5 : Élections

5.1. La ou le Vice-Président, la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie, la ou le Vice-Président chargé de la programmation des activités scientifiques, la ou le Représentant aux questions d’équité, diversité, inclusion et décolonisation (EDID) et les représentants régionaux sont élus à la majorité absolue des membres actifs présents à l’AGA ou à une Assemblée générale extraordinaire.

5.2. Le CA soumet à l’AGA la liste des candidat.e.s qui se sont manifesté.e.s.

5.3. Tout membre actif présent a aussi le droit de se présenter et de présenter d’autres candidatures.

5.4. Toute candidature ne peut être soumise au vote sans l’acception écrite (en cas d’absence) ou orale de la/du candidat.

Article 6 : Assemblée générale extraordinaire

6.1. Le CA peut convoquer une Assemblée générale extraordinaire (AGE) demandée par la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie sur demande écrite de vingt (20) membres actifs. La convocation sera accompagnée d’un préavis des questions à débattre et des informations nécessaires pour faciliter la prise de décision.

6.2. Aucune AGE ne peut se tenir entre le premier juin et le premier octobre.

CHAPITRE IV – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 7 : Composition

7.1. Le Conseil d’administration (CA) est composé au moins de dix (10) et au plus de vingt (20) membres actifs (à jour de cotisation) nommés ou élus selon les dispositions suivantes :

a) ex officio : la ou le Président, la ou le Vice-Président, la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie, la ou le Vice-Président chargé de la programmation des activités scientifiques, la ou le Rédacteur en chef de la Revue, la ou le Président Sortant pour une période d’un an après la fin de son mandat, et la ou le Représentant aux questions EDID. À ces membres s’ajoutent :

b) Dix (10) membres du CA élus selon le principe de la représentation régionale par les membres de l’Association présents à l’AGA comme suit:

b.i) L’Amérique du Nord (Canada et États-Unis) – 3 membres du CA

b.ii) L’Afrique (Afrique du Nord, Afrique centrale et Afrique de l’Ouest) – 3 membres du CA

b.iii) L’Europe – 2 membres du CA

b.iv) Les Caraïbes et l’Océan Indien – 1 membre du CA

b.v) L’Asie du Sud-Est et le Moyen Orient – 1 membre du CA

7.2. Si nécessaire, le CA nomme également des délégué.e.s ou des représentant.e.s de l’Association auprès d’associations ou d’organismes poursuivant les mêmes objectifs que l’AIELCEF. Ils peuvent assister aux réunions du CA et rendre compte de questions spécifiques à l’AGA.

Article 8 : Mandat

8.1. Le mandat de chaque membre du CA commence le premier juillet et dure deux (2) ans.

8.2. Le mandat d’un.e membre du CA prend fin en raison :

a) de sa démission écrite soumise à la ou au Président;

b) de maladie ou d’une autre cause qui l’empêche d’exercer ses fonctions pendant un semestre;

c) de sa révocation pour raison éthique ou non implication dans les travaux du CA.

8.3. Chaque membre du CA est rééligible comme candidat.e pour un deuxième mandat. En reconnaissance de services exceptionnels rendus par un membre du CA, l’AGA peut l’autoriser à servir plus de deux mandats.

Article 9 : Réunions régulières

9.1. Le CA se réunit au moins une fois par an.

9.2. Le CA se réunit sur convocation demandée par la ou le Président ou au moins quatre (4) de ses membres.

9.3. Huit (8) membres du CA constituent le quorum des réunions du CA.

9.4. Chacun des membres du CA a droit à un vote et les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées. Un vote par procuration n’est pas admis.

Article 10 : Vacance

10.1. Une vacance au sein du CA peut être comblée par les membres de l’AGA lors d’une réunion régulière s’il y a quorum (art. 8.3).

Article 11 : Révocation des pouvoirs

11.1. Le mandat d’un membre du CA peut être révoqué lors d’une AGA ou d’une AGE suite à une résolution adoptée par au moins trois quarts (3/4) des voix exprimées.

Article 12 : Rémunération et indemnisation des membres du CA

12.1. Les membres du CA ne sont pas rémunérés mais peuvent être remboursés pour les dépenses raisonnables faites au nom de l’Association et sur présentation des pièces justificatives.

12.2. Tout membre du CA ou employé de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs et administrateurs testamentaires et ayant droit, sera indemnisé et protégé contre toute perte personnelle à même les fonds de l’Association :

a) de tous frais et dépenses de toute nature pouvant découler d’une action ou poursuite judiciaire dirigée contre lui à la suite d’un acte, geste ou chose quelconque fait ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions;

b) de tous frais et dépenses qu’il pourrait subir ou supporter relativement aux affaires de l’Association, sauf les frais et les dépenses occasionnés par une négligence ou un manquement volontaire de sa part.

CHAPITRE V – Pouvoirs et devoirs de membres élus

Article 13 : Pouvoirs et devoirs de la ou du Président

La ou le Président est :

responsable de la direction générale de l’Association;
est la ou le représentant et la ou le porte-parole officiel de l’Association;
préside les séances plénières de l’Association;
convoque et préside les réunions du CA et de l’AGA et assure la liaison avec leurs membres;
est habilité à recevoir les dons, legs et subventions au nom de l’Association;
nomme les représentant.e.s de l’AIELCEF auprès d’autres organisations pour un mandat de deux (2) ans renouvelable au besoin;
nomme le Rédacteur en chef de la revue Recherches Francophones et fait élire un Comité de rédaction de cette revue;
délègue des tâches à l’une ou l’un des Vice-Présidents

Article 14 : Pouvoirs et devoirs de la ou du Vice-Président

Le Vice-Président

s’occupe du secrétariat du CA et de la correspondance avec les membres;
supplée la ou le Président en cas d’absence ou d’empêchement;
rédige les Comptes rendus des différentes réunions (AGA, CA, comités ad hoc, etc.);
prépare les demandes de subventions (CRSH, FRQSC, etc.) avec l’appui des autres membres du CA;
assume la présidence de l’Association à la fin du mandat de la ou du Président ou de vacance à ce poste;
exécute en conséquence toutes les tâches prévues par l’article 15.

Article 15 : Pouvoirs et devoirs de la ou du Vice-Président chargé de la Trésorerie

La ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie

perçoit les cotisations des membres et fait leur suivi;
rappelle à tous les membres de l’AIELCEF les échéanciers et les montants des cotisations annuelles;
fait le bilan financier de chaque exercice annuel;
prépare un rapport financier annuel qu’elle ou il présente à l’AGA;
conserve les archives financières de l’Association;

Article 16 : Pouvoirs et devoirs de la ou du Vice-Président chargé de la programmation des activités scientifiques

La ou le Vice-Président chargéde la programmation des activités scientifiques

constitue un comité de programmation annuelle des axes scientifiques;
prépare le calendrier et l’organisation des activités prévues dans l’année;
prépare les Appels à communication et les Appels à contribution en collaboration avec l’initiateur ou l’initiatrice d’un colloque;
fixe l’échéancier des différents appels;
organise avec l’initiateur ou l’initiatrice d’un colloque les comités de sélection pour chaque activité prévue (colloque international, journée d’étude, atelier, congrès FCSH, etc.);
reçoit avec l’initiateur ou l’initiatrice d’un colloque les propositions de communication ou de contribution;
informe par courriel les participant.e.s dont les propositions ont été acceptées par les comités scientifiques et leur envoie les lettres d’approbation ou de refus;
établit avec l’initiateur ou l’initiatrice d’un colloque le programme scientifique en consultation avec les membres du CA;
présente un rapport d’activités au CA et à l’AGA.

Article 17 : Pouvoirs et devoirs des Codirecteur.e.s ou de la Directrice ou du Directeur de rédaction de la revue Recherches Francophones et du Comité de rédaction (CR) de la revue

17.1 Les Codirecteur.e.s ou la Directrice ou le Directeur de rédaction de la revue Recherches Francophones

est responsable de la gestion et du contenu de la revue en concertation avec le Comité de rédaction (CR);
dirige le choix et le renouvellement des membres du CR en concertation avec la ou le Président;
organise la préparation du numéro annuel de la revue et sa diffusion numérique;
assure la correspondance avec les coordonnateur.e.s et les contributeur.e.s de chaque numéro;
se charge de trouver les évaluateur.e.s de chaque article, de fixer les délais d’évaluation et de révision des articles, de veiller à l’anonymat des évaluateur.e.s et à l’intégrité du processus d’évaluation;
assure la mise à jour du site internet de la revue en collaboration avec la ou le Président, le service technique et au besoin des membres du CA;
doit soumettre un rapport d’activités à l’AGA.

17.2 Les membres du Comité de rédaction (CR) doivent

délibérer sur les rapports d’évaluation des articles de chaque numéro dans un délai fixé par les codirecteur.e.s, le ou la directrice de rédaction ;
faire une 3^e lecture interne et finale sur des évaluations contraires (qui ont des appréciations opposées sur un texte) ;
solliciter les membres du CA et/ou du CS (comité scientifique) pour une expertise spécifique en 1^ère, 2^e ou en 3^e lecture ;
solliciter les membres du CA pour une dernière lecture de révision linguistique de tous les articles finaux révisés et pour vérifier leur conformité avec le Protocole de rédaction ;
éviter les conflits d’intérêt d’un.e. membre du CR dans toutes les situations précédentes ;
participer à une réunion demandée par les codirecteur.e.s ou le ou la directrice de rédaction ;
valider l’appel à contribution du prochain numéro.

Article 18 : Pouvoirs et devoirs de la ou du Représentant aux questions d’équité, de diversité, d’inclusion et de décolonisation (EDID)

La ou le Représentant aux questions EDID a dans de l’Association :

un rôle d’écoute et de médiation ou de conciliation des plaintes ou questions qui lui sont soumises;
peut, si nécessaire, soumettre au CA des questions qui excèdent ses compétences;
doit s’assurer du maintien de la confidentialité des cas ou dossiers qui lui sont soumis; son travail sera toutefois documenté et un rapport sera soumis au CA sur chacun des dossiers traités;
représente l’AIELCEF auprès de la Fédération canadienne des Sciences humaines sur les questions EDID et rend compte au CA et à l’AGA.

Article 19 : Révocation du mandat des membres du CA

L’AGA peut, par un vote des deux-tiers (2/3) des votes exprimés à une réunion dûment constituée, destituer la ou le Président, la ou le Vice-Président, la ou le Vice-Président chargé de la trésorerie, la ou le Vice-Président chargé de la programmation des activités scientifiques, la ou le Rédacteur en chef de la Revue, la ou le Représentant aux questions EDID, ainsi que les représentants régionaux, en fournissant des arguments pertinents, motivés et documentés.

Article 20 : Rémunération et remboursement

Les membres du CA ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables effectuées au nom de l’Association en présentant tous les documents justificatifs requis.

CHAPITRE VI – COMITÉS

Article 21 : Comités restreints

21.1. Le CA crée, selon les besoins, des commissions ou comités ad hoc sur des points spécifiques et dont le Président est membre ex-officio.

23.2. Les membres de ces comités ne sont pas rémunérés à ce titre, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables occasionnées par leur travail et sur présentation des pièces justificatives.

21.3. Dans tous les comités restreints, le quorum est constitué par la moitié des membres.

21.4. Les membres de tout comité restreint peuvent être destitués par une simple résolution du CA.

CHAPITRE VII – AFFAIRES FINANCIÈRES

Article 22 : Revenus et exercice financier

L’Association a pour revenus

les cotisations annuelles payées par les membres;
les subventions des États, des provinces, des départements et des communes;
les dons des personnes et institutions morales;
les dons des membres bienfaiteurs;
l’exercice financier de l’Association commence le premier mai et se termine le 30 avril de chaque année.

Article 23 : États financiers et signatures autorisées

23.1. Un rapport financier annuel doit être présenté à l’AGA par la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie.

23.2. Le compte de l’Association est sous le contrôle du CA qui doit vérifier le rapport financier soumis.

23.3. Le compte de l’Association étant sous le contrôle du CA, toute émission de chèque et tout retrait doivent être autorisés par la ou le Président et la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie ou leurs intérimaires. Une fois autorisés, les chèques sont préparés par la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie et peuvent être signés soit par la ou le Président, soit par la ou le Vice-Président, soit par la ou le Vice-Président chargé de la Trésorerie.

23.4. Sauf dispositions contraires, les contrats, documents bancaires, demandes de chèques ou autres effets souscrits au nom de l’Association doivent porter la signature de la ou du Président et de la ou du Vice-Président chargé de la Trésorerie. Les contrats, documents bancaires, chèques ou autres effets portant ces signatures engagent l’Association, sans qu’il soit besoin d’une autre autorisation ou formalité.

23.5. Dans des cas exceptionnels, le CA peut, par résolution, accorder à la ou au Président, à la ou au Vice-Président, à un.e membre du CA ou à des employé.e.s de l’Association le pouvoir de signer des contrats, documents, demandes de chèques et autres effets.

CHAPITRE VIII – DISSOLUTION

Article 24 : Référendum

L’Association ne peut être dissoute qu’à la suite d’un référendum indiquant que trois quarts (3/4) au moins des membres actifs et à jour de leurs cotisations sont en faveur de cette dissolution. Une proposition présentée par dix (10) membres actifs et à jour de leurs cotisations doit parvenir à la ou au Vice-Président chargé de la Trésorerie au moins trente (30) jours avant la date de l’AGA et doit recevoir l’approbation des deux tiers (2/3) de l’Assemblée. Le référendum sera alors organisé par le CA entre le 1^er février et le 30 avril de l’année en cours.

Article 25 : Distribution des biens

Le présent article établit de façon inaltérable que les membres de l’Association n’ont aucune part à la propriété des biens de l’Association et qu’advenant la dissolution de l’Association, les fonds et biens qui resteront après épurement de ses dettes et de son passif seront distribués aux œuvres de charité dont les buts se rapprochent le plus de ceux de l’Association, selon une clé de répartition déterminée par les membres de l’Association au moment de sa dissolution.

CHAPITRE IX – MODIFICATIONS

Article 26 : Modifications aux statuts et règlements généraux

Les présents statuts et règlements généraux de l’AIELCEF (aussi appelés « Charte ») ne peuvent être abrogés, augmentés ou amendés que par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une AGA ou d’une AGE. Les propositions portant modification des statuts et règlements généraux doivent être présentées par écrit au CA, discutées et validées par lui 15 jours au moins avant la tenue de l’AGA ou de l’AGE. Les modifications validées par le CA doivent être envoyées à tous les membres de l’Association 7 jours avant la date de l’AGA ou l’AGE. Toute adoption, abrogation ou modification ne peut entrer en vigueur ni être appliquée qu’après avoir reçu la sanction de l’Autorité ministérielle compétente du Canada.